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La seguridad de Datos en las empresas y la destrucción segura de documentos con una destructora de papel.

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La seguridad de Datos en las empresas y la destrucción segura de documentos con una destructora de papel.

http://www.maragapapeleria.es/245-destructoras--accesorios-destructorasCuando hablamos de la seguridad de datos nos referimos a las medidas que, como empresas responsables, debemos tomar para impedir el acceso no autorizado a nuestra información, a nuestros datos sensibles, confidenciales o simplemente a lo que no deseamos dar acceso o a aquellos que no sean de consulta pública. Hacer esto fortalecerá nuestra protección contra  acciones intrusivas,  posibles actos de corrupción y habrá coherencia entre nuestra necesidad de privacidad y las acciones protectoras para lograrla.

Nuestra información puede estar contenida en distintos medios, tanto documentales en formato papel (en las diferentes Unidades Administrativas u operativas de nuestras empresas) como digitales en ficheros o  bases de datos, distribuidos en ordenadores, sitios web, en las distintas redes de nuestra organización, en dispositivos de almacenamiento remoto, archivos cloud, etc. 

Actualmente existe una gran sensibilidad mundial orientada al ahorro de papel como filosofía ECO; se trata de evitar el uso y posterior acumulación innecesaria de documentos en este formato, y por eso se promueve el almacenamiento digital. El volumen físico de papel disminuye, pero la información a proteger sigue existiendo, ahora en formato digital, ya que seguimos estando obligados a generar,  como organización, una gran cantidad de documentación que contiene información más o menos sensible,  estratégica o confidencial, que en determinados momentos deberemos destruir para protegernos contra acciones vandálicas, intrusivas o con fines no deseados.

Es importante destacar que para que el proceso de destrucción de la documentación física o impresa que genera nuestra  empresa, especialmente cuando esta contiene datos de índole personal, sea realmente efectiva, debe existir una labor previa de adecuación y cumplimiento de los aspectos que la legislación indica en este ámbito, ya que de no hacerlo así podemos estar incurriendo en el incumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), debiendo someternos a las posibles sanciones previstas en la ley.

Debemos entonces preguntarnos ¿cómo destruir la documentación física de nuestra empresa de forma segura y cumplir lo previsto en el RGDP? 

Para empezar, es importante erradicar la idea de que cortar o rasgar un papel en 3 o 4 pedazos implica la destrucción de un documento; ponle una gran equis “x” a ese pensamiento. A continuación te indicamos que tipo de información y soporte sí debes tener en cuenta para la correcta protección de los datos de tu empresa:

 1)    Debes tener claro lo que puede ser un material físico que contenga información confidencial o sensible para tu empresa, por ejemplo:

  • Informes, estados financieros, expedientes, planos y otros documentos que contengan información del negocio
  • Identificaciones,
  • Microfichas, tarjetas de crédito y de compra y otros productos similares,
  • Radiografías y diapositivas,
  • Todos aquellos documentos que por políticas de la empresa deben eliminarse o dejar de mantenerse en archivo,
  • Otros materiales y fuentes no considerados documentos pero que debes evaluar su destrucción en caso que descartes su uso próximo y debas dejar de tenerlas en tu Organización:
  • Uniformes con identificación de la empresa,
  • Discos duros si no se ha procedido a la eliminación segura de ficheros, programas preinstalados. Tarjetas lectoras de chip, componentes y otros soportes físicos
  • Material de antigua data como cintas de vídeo y de sonido, disquetes, casetes y películas.
  • Tarjetas SIM, CD, DVD y otros.

 

2) Para evitar sanciones, penalizaciones o situaciones ilegales con clientes, proveedores, empleados, negocios competidores, etc., y cumplir con el RGPD  (Reglamento General de Protección de Datos) debes garantizar la destrucción de la documentación adoptando uno de los siguientes sistemas u opciones:

 

1)   Contratar a una empresa especializada en la destrucción de papel

2)   Quemar el papel.

3)  Destruir el papel con un destructora de papel.

 

Estarás de acuerdo conmigo que la primera opción es útil sólo en el caso de Grandes Empresas o Administración Pública, por el volumen de documentos que utilizan y el coste que supone. La segunda opción no parece muy práctica, y pudiera ocasionar algún incidente no deseado con el fuego. Así que sólo nos queda como posible opción la tercera, una destructora de papel para oficina o pequeña empresa

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